Z B2B na etat we Włoszech: jak przenieść freelancera na umowę o pracę

Polskie firmy technologiczne dobrze znają model B2B. Programista zakłada jednoosobową działalność, wystawia fakturę i wszyscy są zadowoleni. Gdy taka firma zdobywa klienta we Włoszech, często robi to samo: angażuje włoskiego freelancera z numerem partita IVA. Na początku działa to świetnie. Potem współpraca rośnie. Osoba pracuje w stałych godzinach, korzysta z Waszych narzędzi, raportuje do Waszego managera i nie ma innych klientów. W tym momencie model B2B staje się ryzykiem, a przeniesienie na etat jest najczystszym rozwiązaniem.

Ten przewodnik opisuje kroki i ich kolejność.

Dlaczego zmiana ma znaczenie  

Włoskie urzędy, podobnie jak polska inspekcja pracy i ZUS, patrzą na to, jak praca jest faktycznie wykonywana, a nie na tytuł umowy. Polski Kodeks pracy mówi wprost, że zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy. Włoska logika jest taka sama. Jeśli osoba jest zintegrowana z zespołem i przyjmuje polecenia, współpraca może zostać przekwalifikowana na stosunek pracy. To oznacza zaległe składki i inne roszczenia. Zmiana na własnych warunkach jest tańsza i spokojniejsza niż wymuszona później.

Zmiana pomaga też samej osobie. Pracownik ma zabezpieczenie społeczne, płatny urlop, wynagrodzenie chorobowe i ochronę przy wypowiedzeniu, których freelancer nie ma. Od tego warto zacząć rozmowę.

Krok 1: opisz obecną współpracę  

Zacznij od faktów. Zapisz, jak osoba pracuje dziś:

• Kto ustala grafik?
• Kto przydziela zadania?
• Czy pracuje tylko dla Was?
• Czy używa Waszego sprzętu i poczty?
• Jak długo trwa współpraca?

To pokaże, jak pilna jest zmiana, i da zapis punktu wyjścia. Przekaż go włoskiemu doradcy albo dostawcy, zanim zaczniesz cokolwiek pisać.

Krok 2: zdecyduj, kto będzie pracodawcą  

Są dwie główne drogi.

Pierwsza to założenie własnej włoskiej spółki i prowadzenie płac samodzielnie. Ma to sens, gdy planujesz kilka zatrudnień i długą obecność. Wymaga czasu na założenie i stałej lokalnej administracji.

Druga to Employer of Record (EOR). EOR zostaje formalnym pracodawcą we Włoszech: prowadzi umowę, płace, składki i zgodność z przepisami. Ty kierujesz codzienną pracą. Przy jednej osobie lub małym zespole to zwykle szybsza droga, która pozwala sprawdzić rynek przed zakładaniem spółki.

Najpierw wybierz drogę. Od niej zależy cała reszta. Porównanie znajdziesz w artykule o EOR, spółce i B2B .

Krok 3: ustal warunki umowy  

Włoskie zatrudnienie kształtują krajowe układy zbiorowe. Który obowiązuje, zależy od branży i stanowiska. Układ ustala minimalne płace, poziomy, czas pracy, urlopy i wypowiedzenia. Nie można zejść poniżej niego.

Ustal trzy rzeczy:

• właściwy układ zbiorowy i poziom stanowiska,
• czy umowa jest na czas nieokreślony, czy określony,
• czy obowiązuje okres próbny i jak długi dopuszcza układ.

Umowa na czas nieokreślony jest normalnym standardem. Umowy terminowe mają limity i warunki, więc zapytaj, zanim je wybierzesz.

Spodziewaj się, że wynagrodzenie brutto będzie inne niż dotychczasowa stawka z faktury. Tak jak polski B2B-owiec, włoski freelancer płaci podatki i składki z własnej stawki. Pracodawca płaci dodatkowe składki ponad wynagrodzenie. Zbuduj nowy pakiet od całkowitego kosztu pracodawcy, a nie od kwoty starej faktury.

Krok 4: zakończ umowę B2B  

Nie prowadź obu form jednocześnie. Nakładanie się wzmacnia argument, że praca od początku była stosunkiem pracy.

Sprawdź warunki rozwiązania obecnej umowy. Uzgodnij datę zakończenia na piśmie. Rozlicz ostatnie faktury. W dokumencie zaznacz, że nowa umowa o pracę zastępuje dotychczasową współpracę na przyszłość.

Freelancer może też musieć zamknąć lub zawiesić swoją działalność. To jego decyzja, którą powinien omówić ze swoim księgowym.

Krok 5: formalności przed zatrudnieniem  

We Włoszech pracodawca zgłasza zatrudnienie urzędom, zanim osoba zacznie pracę. Umowa powinna być podpisana przed pierwszym dniem. Pracodawca rejestruje też pracownika w instytucjach ubezpieczeń społecznych i wypadkowych.

Jeśli osoba nie jest obywatelem UE, najpierw sprawdź jej prawo do pracy. Zezwolenie związane z samozatrudnieniem nie obejmuje automatycznie umowy o pracę.

Krok 6: zaplanuj terminy  

Licz wstecz od docelowej daty rozpoczęcia.

Najpierw przegląd i wybór pracodawcy. Potem uzgodnienie oferty. Następnie podpisanie umowy i zgłoszenie zatrudnienia przed pierwszym dniem. Datę zakończenia B2B ustaw na dzień przed rozpoczęciem etatu: bez luki i bez nakładania.

Przy EOR wiele z tego dzieje się równolegle, bo dostawca ma już podmiot i listę płac. Przy własnej spółce najdłużej trwa jej założenie. Nie obiecuj daty, dopóki formalny pracodawca nie istnieje.

Zwróć uwagę na terminy zamknięcia list płac, żeby pierwszy pasek był poprawny i na czas.

Krok 7: onboarding jako pracownik  

Od pierwszego dnia osoba jest pracownikiem. Daj jej regulamin, jasny opis stanowiska i wskazanego przełożonego. Potwierdź zasady urlopów, zwolnień chorobowych i wydatków. Zaktualizuj dostępy i narzędzia.

Całą dokumentację zmiany trzymaj w jednym folderze: opis współpracy, podpisane rozwiązanie, umowę i zgłoszenia.

Krótka lista kontrolna  

• Opisz, jak osoba pracuje dziś
• Wybierz własną spółkę lub EOR
• Ustal układ, poziom i rodzaj umowy
• Wyceń stanowisko na całkowitym koszcie pracodawcy
• Zakończ umowę B2B na piśmie
• Zgłoś zatrudnienie przed pierwszym dniem
• Sprawdź prawo do pracy u osób spoza UE
• Zgraj daty: bez luki i bez nakładania

Nic z tego nie jest trudne, ale kolejność ma znaczenie. Przy naszej usłudze przeniesienie trwa zwykle około 30 dni.

Chcesz zobaczyć, ile będzie kosztować nowy pracownik? Sprawdź kalkulator kosztów .