Urlopy, święta i sierpniowa przerwa we Włoszech: jak planować pracę zespołu

Polska firma, która ma ludzi w Warszawie i w Mediolanie, szybko zauważa, że kalendarze nie są takie same. Inne święta, inny sposób liczenia urlopu i jedna szczególna włoska tradycja: sierpień, kiedy kraj w dużej mierze zwalnia. Ten artykuł wyjaśnia zasady i podpowiada, jak planować dostępność zespołu.

Skąd biorą się zasady  

Podstawę ustala prawo: co najmniej cztery tygodnie płatnego urlopu rocznie. Resztę dopowiada układ zbiorowy (CCNL) dla branży. Wiele układów daje więcej dni albo dodatkowe płatne godziny wolne, tzw. ROL i ex-festività.

W Polsce wymiar urlopu zależy od stażu pracy: inny przed dziesięcioma latami stażu, inny po nich. We Włoszech ustawowe minimum nie zależy od stażu, a różnice wynikają z układu. Szczegóły porównujemy na stronie Włochy a Polska .

Część urlopu trzeba wykorzystać w roku, w którym został nabyty. Resztę zwykle w ciągu kolejnych miesięcy, w terminach z prawa i układu. Urlopu nie można zamienić na pieniądze w trakcie zatrudnienia, z wyjątkiem rozliczenia przy odejściu.

Typowy czas pracy  

Normalny tydzień to 40 godzin, a wiele układów ustala mniej. Średnia z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin. Polski Kodeks pracy ma podobne ramy, więc tu zaskoczeń jest niewiele. Różnice dotyczą raczej stawek za nadgodziny, które we Włoszech ustala CCNL.

Święta  

Włochy mają 12 świąt państwowych plus dzień patrona miasta. Patron jest lokalny: inny dzień wolny ma Mediolan, inny Rzym, inny Turyn. Jeśli masz zespół w kilku miastach, nie wszyscy będą wolni tego samego dnia.

Kilka różnic wobec Polski, które warto zaznaczyć w kalendarzu zespołu:

• Wigilia, która w Polsce jest od 2025 roku dniem wolnym, we Włoszech jest zwykłym dniem pracy.
• Niektóre polskie święta, np. 3 maja czy 11 listopada, we Włoszech są dniami pracy.
• Niektóre włoskie święta, np. dzień patrona, w Polsce są dniami pracy.

Najprościej: stwórz wspólny kalendarz z oboma zestawami świąt i patronami miast, w których pracują ludzie.

Sierpień  

Sierpień to we Włoszech okres wakacyjny. Wielu pracowników bierze wtedy główny urlop, a ruch w gospodarce wyraźnie zwalnia, zwłaszcza wokół połowy miesiąca.

Ma to trzy skutki.

Twój zespół. Wiele osób poprosi o główny urlop w tym okresie. Niektóre firmy zamykają biuro i wymagają, by wszyscy wzięli urlop jednocześnie. Jeśli tak zrobisz, ogłoś to z wyprzedzeniem i zalicz te dni na poczet urlopu zgodnie z umową.

Klienci i partnerzy. Jeśli sprzedajesz włoskim klientom, spodziewaj się, że decyzje się zatrzymają. Planuj wdrożenia, odnowienia umów i kampanie z uwzględnieniem sierpnia. Polski dział sprzedaży, który planuje „domknięcie kwartału” na koniec sierpnia, może się rozczarować.

Płace i administracja. Terminy deklaracji i płatności obowiązują dalej. Dostawca płac musi to zaplanować, żeby nic nie umknęło, gdy inni są na urlopie.

Jak planować  

1. Zbierz plany urlopowe wcześnie. Najlepiej na początku roku, z priorytetem na sierpień i okres świąteczny.
2. Ustal minimalną obsadę. Dla ról obsługujących klientów zdecyduj, ile osób musi być dostępnych w każdym tygodniu.
3. Zaplanuj zastępstwa między krajami. Zespół w Polsce może przejąć część pracy, gdy Włosi są na urlopie w sierpniu, a Włosi mogą pomóc w polskie święta, które we Włoszech są dniami pracy. Ta sama strefa czasowa bardzo to ułatwia.
4. Jasno komunikuj zasady. Kto zatwierdza urlop, z jakim wyprzedzeniem, jak sprawdzić saldo.
5. Sprawdzaj salda. Saldo urlopu jest na pasku płacowym. Zatwierdzanie bez sprawdzenia kończy się korektami.

Błędy, których warto unikać  

• Przenoszenie polskiej zasady liczenia urlopu według stażu.
• Zakładanie, że Wigilia i polskie święta państwowe są wolne we Włoszech.
• Planowanie ważnych premier lub wdrożeń u włoskich klientów w sierpniu.
• Pozwalanie na kumulowanie się niewykorzystanego urlopu bez planu jego wykorzystania.
• Zapominanie, że niewykorzystany urlop trzeba rozliczyć przy odejściu.

Jak pomaga Employer of Record  

W naszej usłudze Employer of Record (EOR) rejestrujemy każdy urlop i nieobecność, pokazujemy salda na paskach i w miesięcznym raporcie dla Twojej firmy, a ewentualne ekwiwalenty uwzględniamy w fakturze. Ty decydujesz, kto i kiedy jest na urlopie. My pilnujemy, żeby zgadzało się to z prawem i układem.

Pytanie polskich firm  

Czy możemy narzucić termin urlopu? Pracodawca ustala plan urlopów, uwzględniając potrzeby firmy i wnioski pracowników, w granicach prawa i układu. Zamknięcie firmy w sierpniu z zaliczeniem dni na poczet urlopu jest we Włoszech powszechną i akceptowaną praktyką, jeśli jest ogłoszone z wyprzedzeniem.

Chcesz zobaczyć, ile kosztuje włoski pracownik, razem z urlopami i świętami? Sprawdź kalkulator kosztów .