Praca zdalna we Włoszech: porozumienie o lavoro agile krok po kroku

Polskie firmy technologiczne pracują zdalnie od lat, a od 2023 roku praca zdalna ma w Polsce własny rozdział w Kodeksie pracy. Gdy zatrudniasz programistę w Bolonii albo analityka w Turynie, który ma pracować z domu, wydaje się, że wystarczy przenieść polski regulamin. Nie wystarczy. Włochy mają własną formę, lavoro agile, i własne wymogi.

Czym jest lavoro agile  

Lavoro agile, często nazywane też smart working, to sposób wykonywania pracy w ramach zwykłej umowy o pracę. Część pracy odbywa się w siedzibie, część poza nią, bez stałego stanowiska i często bez sztywnych godzin, w granicach maksymalnego czasu pracy z prawa i układu.

To nie jest odrębny rodzaj umowy. Pracownik pozostaje pracownikiem, z tymi samymi prawami. Zmienia się tylko miejsce i sposób organizacji pracy.

Dlaczego potrzebne jest pisemne porozumienie  

Lavoro agile wymaga pisemnego porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Porozumienie zgłasza się też elektronicznie do ministerstwa pracy. Bez niego praca poza siedzibą nie ma właściwej podstawy, a to rodzi pytania o ubezpieczenie, BHP i kontrolę.

W Polsce pracę zdalną można wprowadzić porozumieniem albo regulaminem. We Włoszech podstawą jest indywidualne porozumienie, nawet jeśli firma ma ogólną politykę.

Co obejmuje porozumienie  

Sposób wykonywania pracy poza siedzibą  

Jak praca jest organizowana, kiedy pracownik jest w biurze, a kiedy poza nim, czy są ograniczenia co do miejsca.

Uprawnienia kontrolne pracodawcy  

Jak pracodawca może sprawdzać wykonywanie pracy poza siedzibą, w granicach prawa ochrony prywatności i zasad dotyczących monitorowania pracowników.

Zachowania dyscyplinarne  

Jakie zachowania podczas pracy zdalnej mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym.

Narzędzia pracy  

Kto zapewnia sprzęt, jak jest używany, kto płaci za jego naprawę. Jeśli wysyłasz laptopa z Polski, warto to tu zapisać.

Czas odpoczynku i prawo do odłączenia  

Porozumienie musi określić czas odpoczynku i środki techniczne oraz organizacyjne, które zapewniają pracownikowi odłączenie od narzędzi pracy. W zespołach rozproszonych to szczególnie ważne: wiadomości na komunikatorze po godzinach to dokładnie to, przed czym prawo ma chronić.

Czas trwania i zakończenie  

Porozumienie może być na czas określony albo nieokreślony. Określa też zasady jego wypowiedzenia, które są niezależne od samej umowy o pracę.

BHP  

Pracodawca nadal odpowiada za bezpieczeństwo pracownika. Musi przekazać, przynajmniej raz w roku, pisemną informację o ryzykach związanych z pracą poza siedzibą. Więcej w artykule o BHP przy pracy zdalnej i w biurze .

Równe traktowanie  

Pracownik zdalny ma prawo do tego samego traktowania ekonomicznego i normatywnego co osoby pracujące w biurze, wykonujące tę samą pracę. Nie można mu obniżyć wynagrodzenia ani odebrać świadczeń z układu tylko dlatego, że pracuje z domu.

Częste błędy zagranicznych firm  

1. Brak pisemnego porozumienia. „U nas wszyscy pracują zdalnie” nie wystarcza.
2. Brak zgłoszenia. Porozumienie trzeba zgłosić elektronicznie.
3. Kopiowanie polskiego regulaminu. Polskie zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej i polskie definicje nie przenoszą się automatycznie.
4. Brak zasad odłączenia. Wiadomości wieczorem i w weekendy bez żadnych reguł.
5. Pomijanie BHP. Brak pisemnej informacji o ryzykach.
6. Praca z innego kraju bez sprawdzenia. Pracownik, który przez kilka miesięcy pracuje z Polski albo z Hiszpanii, zmienia miejsce opłacania podatków i składek. Lavoro agile dotyczy pracy we Włoszech.
7. Mylenie z telepracą. Stała praca z domu, ze stałym stanowiskiem, może podlegać innym zasadom.

Praktyczne kroki  

1. Zdecyduj, jaki model pracy chcesz: w pełni zdalny, hybrydowy, z obecnością w biurze klienta.
2. Przygotuj porozumienie z wszystkimi elementami powyżej.
3. Podpisz je razem z umową o pracę lub jako aneks.
4. Zgłoś porozumienie elektronicznie.
5. Przekaż pisemną informację BHP.
6. Ustal zasady sprzętu i kosztów.
7. Zapisz zasady odłączenia i komunikuj je zespołowi w Polsce, który będzie pisał do włoskich kolegów.

Podsumowanie  

Lavoro agile to elastyczna forma, ale z jasnymi wymogami formalnymi. Przy Employer of Record (EOR) przygotowujemy i zgłaszamy porozumienie razem z umową, z zasadami sprzętu i odłączenia. Ty decydujesz, jak zespół pracuje.

Pytania polskich firm  

Czy musimy zwracać koszty pracy z domu, jak w Polsce? Włoskie przepisy nie przewidują takiego samego ryczałtu jak polski Kodeks pracy. Porozumienie powinno jednak jasno określić, kto zapewnia sprzęt i jak rozliczane są ewentualne koszty.

Czy pracownik może pracować zdalnie z dowolnego miejsca we Włoszech? Jeśli porozumienie tego nie ogranicza, zwykle tak. Zmiana miejsca zamieszkania może jednak zmienić dodatki regionalny i gminny, więc pracownik powinien ją zgłosić.

Zobacz, ile kosztuje zdalny pracownik we Włoszech, w kalkulatorze kosztów .