Kiedy polska firma powinna przejść z EOR na własną spółkę we Włoszech

Employer of Record (EOR) to dobry sposób na wejście do Włoch: szybko, bez spółki, z jedną fakturą. Ale nie musi być rozwiązaniem na zawsze. Wiele polskich firm po roku lub dwóch zadaje sobie pytanie: czy nie czas na własną S.r.l.? Ten artykuł pomaga rozpoznać właściwy moment.

Sygnały, że czas na spółkę  

Zespół jest duży i stabilny. Koszty stałe spółki, czyli księgowość, płace, deklaracje, zarząd, rozkładają się na więcej osób. Opłata EOR rośnie liniowo z liczbą pracowników. W pewnym momencie rachunek przechyla się na stronę spółki. Gdzie dokładnie, zależy od pensji, planów i kosztów lokalnej obsługi.

Potrzebujesz lokalnej sprzedaży. Jeśli Twój zespół we Włoszech regularnie negocjuje i zawiera umowy z klientami, możesz i tak mieć we Włoszech zakład podatkowy. Wtedy własna spółka, która sprzedaje i płaci podatki lokalnie, bywa prostszym rozwiązaniem. Zobacz artykuł o zakładzie podatkowym .

Klienci wymagają włoskiego podmiotu. Niektóre przetargi publiczne, duże korporacje czy sektory regulowane wolą kontrahenta z włoską spółką.

Potrzebujesz infrastruktury. Magazyn, biuro, showroom, serwis z częściami zamiennymi. To łatwiej prowadzić przez lokalny podmiot.

Masz plany długoterminowe. Rynek się sprawdził, a Ty planujesz obecność na lata.

Sygnały, że jeszcze nie czas  

• Zespół to kilka osób.
• Nie wiesz jeszcze, czy rynek się sprawdzi.
• Nie masz nikogo, kto zarządzałby spółką lokalnie.
• Twoi pracownicy wykonują głównie pracę wspierającą: rozwój oprogramowania, wsparcie techniczne, marketing.
• Budżet na kolejny rok jest niepewny.

Co się zmienia po przejściu  

Obowiązki pracodawcy przechodzą na Ciebie. Lista płac, deklaracje, kontrole, BHP, relacje ze związkami. Możesz je zlecić na zewnątrz, ale odpowiedzialność jest Twoja.

Pojawiają się koszty stałe. Księgowość, biegły rewident w niektórych przypadkach, siedziba, zarząd, obowiązki rejestrowe.

Zyskujesz kontrolę. Własne polityki, własny układ zbiorowy w ramach przepisów, własne relacje z instytucjami.

Zmienia się struktura podatkowa. Spółka płaci podatki we Włoszech. Rozliczenia z polską centralą wymagają cen transferowych.

Jak przenieść pracowników  

Przeniesienie pracowników z EOR do własnej spółki można zorganizować tak, żeby nie stracili stażu. Ma to znaczenie dla ich praw: wypowiedzeń, dodatków stażowych, TFR.

Typowa kolejność:

1. Załóż spółkę i zarejestruj ją jako pracodawcę. Rejestracje w INPS, INAIL i urzędzie skarbowym.
2. Wybierz dostawcę płac. Możesz zostawić obsługę płac u nas, w modelu payroll za 55 € za pasek.
3. Uzgodnij datę przejścia. Najlepiej na początek miesiąca, żeby nie dzielić okresów rozliczeniowych.
4. Zdecyduj, co z TFR. Narosły TFR można rozliczyć albo przenieść, zależnie od wybranej metody i od tego, czy był wpłacany do funduszu.
5. Przygotuj nowe umowy z zachowaniem warunków. Ten sam układ, poziom, wynagrodzenie i staż.
6. Komunikuj zmianę. Pracownicy powinni wiedzieć, co się zmienia, a co zostaje bez zmian.

W naszej usłudze przenosimy pracowników do Twojej spółki i pomagamy z jej założeniem przez partnerów.

Typowe błędy  

• Zbyt wczesne założenie spółki. Koszty stałe przy dwóch pracownikach i niepewnym rynku.
• Zbyt późne założenie spółki. Duży zespół sprzedażowy na EOR, który i tak tworzy zakład podatkowy.
• Utrata stażu. Rozwiązanie umów i zawarcie nowych bez zachowania ciągłości.
• Zmiana warunków przy okazji. Pracownicy odbierają to jako pogorszenie i tracą zaufanie.
• Brak planu dla płac. Spółka istnieje, ale nikt nie ma gotowej listy płac na pierwszy miesiąc.

Model hybrydowy  

Nie musisz wybierać jednej drogi dla wszystkich. Część firm ma włoską spółkę dla zespołu sprzedażowego w Mediolanie, a pojedyncze osoby w innych regionach lub krajach zostawia na EOR. Inne zakładają spółkę we Włoszech, a EOR wykorzystują przy kolejnych rynkach.

Podsumowanie  

Przejście z EOR na spółkę to naturalny etap, nie porażka. Zrób to, gdy zespół i plany to uzasadniają, nie wcześniej. Zaplanuj przeniesienie z zachowaniem stażu i bez zmiany warunków.

Pytania polskich firm  

Czy możemy założyć oddział zamiast spółki? Tak, oddział polskiej spółki to inna forma obecności, z innymi konsekwencjami podatkowymi i odpowiedzialnością spółki matki. Wybór między spółką a oddziałem warto omówić z doradcą podatkowym.

Czy pracownicy muszą się zgodzić na przeniesienie? Przeniesienie z EOR do Twojej spółki to zmiana pracodawcy. Pracownicy muszą o niej wiedzieć i zwykle podpisują nowe umowy z zachowaniem warunków i stażu. W praktyce, gdy warunki się nie zmieniają, zgoda nie jest problemem.

Czy po założeniu spółki możecie dalej prowadzić płace? Tak. Obsługa płac dla firm z własną spółką kosztuje 55 € za pasek, z tymi samymi ludźmi po naszej stronie.

Porównanie trzech dróg znajdziesz na stronie EOR, spółka czy B2B . Koszty obecnego zespołu policzysz w kalkulatorze kosztów .