Ile trwa zatrudnienie pracownika we Włoszech przez EOR: etapy krok po kroku

„Kandydat się zgodził. Kiedy może zacząć?” To pytanie słyszymy od polskich firm najczęściej. Odpowiedź zależy od kilku etapów, z których część jest po Twojej stronie, część po naszej, a część po stronie kandydata. Ten artykuł opisuje każdy z nich.

Co zmienia EOR  

Bez Employer of Record polska firma musiałaby najpierw założyć włoską spółkę, otworzyć konto, zarejestrować się w urzędach i znaleźć dostawcę płac. To miesiące. Z EOR ten etap znika: podmiot, rejestracje i lista płac już istnieją. Zostają tylko kroki związane z samym pracownikiem.

Etap 1: zapytanie i projekt umowy  

Przesyłasz nam podstawowe dane: stanowisko, wynagrodzenie, datę rozpoczęcia, miasto. W ciągu jednego dnia roboczego odsyłamy pełne zestawienie kosztów i zarys umowy, z proponowanym układem zbiorowym i poziomem.

Po akceptacji przygotowujemy umowę o świadczenie usług między Twoją firmą a nami oraz projekt umowy o pracę dla pracownika.

Co przyspiesza: kompletne dane na starcie, szybka decyzja o warunkach.

Etap 2: przegląd i podpisanie umów  

Ty przeglądasz umowę o świadczenie usług. Pracownik przegląda umowę o pracę. Pytania i poprawki zwykle dotyczą wynagrodzenia, benefitów, pracy zdalnej, okresu próbnego i klauzul o prawach autorskich.

Umowy podpisuje się elektronicznie.

Co spowalnia: długie wewnętrzne akceptacje w Twojej firmie, negocjacje warunków na tym etapie zamiast wcześniej.

Etap 3: prawo do pracy i dokumenty  

Dla obywateli Polski i innych krajów UE ten etap jest krótki: dokument tożsamości, kod podatkowy (codice fiscale), dane konta, ewentualnie wybór funduszu dla TFR.

Jeśli pracownik nie ma jeszcze włoskiego kodu podatkowego, np. Polak, który dopiero się przeprowadza, pomagamy go uzyskać.

Dla osób spoza UE, np. członka Twojego zespołu z Ukrainy, ten etap obejmuje pozwolenie na pracę i wizę. To najdłuższa część procesu, zależna od urzędów. Zobacz stronę o wizach .

Etap 4: obowiązkowe zgłoszenia  

Przed pierwszym dniem pracy zgłaszamy zatrudnienie elektronicznie do urzędów i rejestrujemy pracownika w INPS i INAIL. Organizujemy też badania lekarskie i szkolenia BHP, jeśli stanowisko ich wymaga.

Jeśli pracownik ma pracować zdalnie, przygotowujemy i zgłaszamy porozumienie o pracy zdalnej. Opisujemy je w artykule o lavoro agile .

Etap 5: pierwsza lista płac  

Pierwsza wypłata przychodzi zgodnie z kalendarzem płac: zamknięcie zmiennych w połowie miesiąca, obliczenie w trzecim tygodniu, przelew pod koniec miesiąca. Jeśli pracownik zaczyna w połowie miesiąca, pierwszy pasek obejmuje tylko przepracowane dni. Kalendarz opisujemy na stronie kalendarz płac .

Twoja pierwsza faktura obejmuje depozyt zwrotny równy szacowanemu kosztowi jednego miesiąca oraz pierwszy miesiąc płatny z góry.

Co przyspiesza  

• Decyzje podjęte przed zapytaniem. Wynagrodzenie, data, model pracy.
• Szybkie podpisy. Każdy dzień opóźnienia z umową to dzień później na starcie.
• Kandydat z UE. Bez pozwoleń na pracę.
• Kandydat bez długiego wypowiedzenia. Albo z wypowiedzeniem zaplanowanym od początku.
• Kompletne dokumenty od pracownika.

Co spowalnia  

• Okres wypowiedzenia u obecnego pracodawcy. Najczęstsza przyczyna opóźnień, często dłuższa niż wszystkie nasze etapy razem. Zobacz artykuł o okresach wypowiedzenia .
• Wizy dla osób spoza UE.
• Zmiany warunków po wysłaniu umowy.
• Wewnętrzne akceptacje w polskiej firmie.
• Przejście od innego dostawcy EOR. Wymaga koordynacji dat i rozliczenia u poprzedniego dostawcy. Takie przejścia, podobnie jak przeniesienie z B2B na etat, organizujemy zwykle w około 30 dni.

Realistyczny obraz  

Dla obywatela UE, który może zacząć od razu, cały proces po naszej stronie zajmuje zwykle kilka dni od podpisania oferty. W praktyce data startu zależy głównie od wypowiedzenia u obecnego pracodawcy i od tempa decyzji w Twojej firmie.

Dla osób spoza UE harmonogram wyznaczają procedury imigracyjne.

Jak się przygotować  

1. Ustal wynagrodzenie i warunki przed rozmową z nami.
2. Zapytaj kandydata o okres wypowiedzenia na pierwszej rozmowie.
3. Wyznacz osobę po swojej stronie, która podpisuje umowy.
4. Przygotuj sprzęt i dostępy na pierwszy dzień.
5. Zaplanuj onboarding w Polsce lub zdalnie.

Pytania polskich firm  

Czy pracownik może zacząć, zanim podpiszemy umowę o świadczenie usług? Nie. Najpierw umowa z Twoją firmą, potem umowa o pracę i zgłoszenie. Kolejność chroni obie strony.

Czy możemy zatrudnić osobę, która już mieszka we Włoszech, ale jest obywatelem Ukrainy? Tak, jeśli jej dokument pobytowy pozwala na pracę we Włoszech. Sprawdzamy to na starcie.

Jak wygląda rozliczenie z nami? Jedna faktura miesięcznie, w złotych po kursie referencyjnym EUR z dnia faktury, bez spreadu walutowego, albo w euro. Faktura obejmuje rzeczywisty koszt zatrudnienia z danego miesiąca i opłatę 250 € za pracownika, z dołączonym zestawieniem pasków. Na start pobieramy zwrotny depozyt równy szacowanemu kosztowi jednego miesiąca oraz jeden miesiąc z góry.

Zacznij od zapytania o wycenę . Koszt stanowiska sprawdzisz od razu w kalkulatorze kosztów .